Netværksmaterialer

Under Netværksmaterialer finder du materialer, der er relevante, når du ansætter eller får en international ph.d.-studerende eller forsker på et længerevarende gæsteophold. Vi har blandt andet et velkomstbrev til både internationale medarbejdere og administratorer.  

Find materialer, der deles i netværket

Netværksgruppe for administratorer

International Academic Staff Service (IAS) står for en netværksgruppe for administratorer med ansvar for udenlandske forskere, ph.d.-studerende og gæsteforskere. Gruppen fungerer som en erfa-gruppe, hvor der deles erfaringer, diskuteres, etableres standarder for best practice og knyttes gode samarbejder.

Gruppen holder møder ca. to gange om året (én gang pr. semester).

Hvis du arbejder med området for forskermobilitet og hjælper udenlandske ph.d.-studerende, forskere og gæsteforskere på dit hovedområde eller institut og ikke er blevet introduceret til gruppen, så send en mail til ias@au.dk . Så vil vi tilmelde dig gruppen.

Informationsmøder

International Academic Staff Services tilbyder i løbet af hvert semester 1-timers informationsmøder om forskellige forhold vedrørende internationale medarbejdere på AU.

Ideen med møderne er at give alle interesserede på AU (ikke mindst alle der dagligt er i kontakt med AU's udenlandske medarbejdere) mulighed for blive opdateret på eller blive introduceret til, hvilke tilbud/regler/muligheder der findes på en række områder tæt knyttet til internationale medarbejdere.

Se fremtidige informationsmøder i vores kalender

Generelt

Informationsmøderne afholdes sædvanligvis om formiddagen kl. 9-10 i Aarhus. Der tilbydes - så vidt muligt - videolink til andre AU-lokaliteter. 

Det er nødvendigt at tilmelde sig til de enkelte møder. Møderne opslås på vores hjemmeside under arrangementer med link til tilmelding samt i vores nyhedsbrev til administratorer In Service.

Møderne afholdes på dansk, da de er målrettet de personer, som i det daglige hjælper de internationale medarbejdere. En række af emnerne tages op på engelsk i University International Club, hvor de internationale medarbejdere udgør målgruppen.

Oplægsholderne vil så vidt muligt beskrive de forhold og tilbud som, ud over Aarhus, også gælder for hovedstadsområdet, Emdrup/Roskilde/Slagelse samt Foulum/Viborg.

Hvorfor deltage i netværks- og informationsmøderne?

Vi ved, at mange i den daglige, direkte kontakt med AU's internationale medarbejdere bliver mødt med spørgsmål om stort og småt. I mange tilfælde er løsningen blot at formidle kontakt videre til fx International Academic Staff Services. 

Mange AU-medarbejdere ønsker alligevel at have et grundlæggende kendskab til de tilbud der findes og/eller de regler der gælder. Det gør jer bedre i stand til at hjælpe den internationale kollega.

Samtidig ved vi, at mange tilbud ikke udnyttes, fordi vores internationale medarbejdere ikke kender dem. Der er derfor behov for at udbrede kendskab til de mange muligheder.

Vores håb er, at vi med møderne kan tilbyde vores internationale medarbejdere en højere service ved at klæde AU-medarbejdere på til at udbrede kendskabet til de mest relevante regler og tilbud.

Hos IAS har vi stor viden og erfaring med opholds- og arbejdstilladelser samt EU-opholdsbevis til ansatte og gæsteforskere. Kontakt os på guestresearcher@au.dk for gode råd og hjælp.

Gode råd og anbefalinger til opholds- og arbejdstilladelser (ikke EU/EØS)

• Sådan undgår du at ansætte ulovlig udenlandsk arbejdskraft.
• Gode råd og generel vejledning til udfyldelse af ansøgningsskemaerne
• Template – Invitation letter

Guides til ansøgning om arbejds- og opholdstilladelser (ikke EU/EØS) 

• Kvik guide til udfyldelse af AR6 - førstegangsansøgning til lønnet forsker på fast-track ordningen og hurtig jobstart samt gæsteforskere
• Kvik guide til udfyldelse af PHD1 - førstegangsansøgning til indskrevet og/eller lønnet ph.d-studerende samt gæste ph.d-studerende
• Skemaguide fra Udlændingestyrelsen

Fast-track ordningen (ikke EU/EØS)

• Kvik guide til udfyldelse af AR6
• Fuldmagt SIRI    

Stikprøvekontrol af tilladelser (ikke EU/EØS)

Styrelsen for International Rekruttering og Integration kontrollerer løbende, at betingelserne for meddelt opholds- og arbejdstilladelse har været opfyldt. Hvis forholdene ikke er opfyldt, kræver Styrelsen dokumentation for, at AU gennem hele ansættelsesforholdet har beskæftiget medarbejderen i henhold til betingelserne for tilladelsen.

Se det brev, der bliver sendt ud til ansøger og som kopi til arbejdsgiver.

Guides til ansøgning om visum

• Kvik guide til udfyldelse af online VF2 - visumansøgning til ophold under 3 måneder (forhåndsgodkendelse)
• Kvik guide til udfyldelse af VU1 - visumansøgning til ophold under 3 måneder (business)
• Fuldmagt US
• VU1 invitationsformular

EU-opholdsbevis - krævet dokumentation

• Ansøgningsskema til EU-opholdsbevis - Form OD1 (pdf). Hvert familiemedlem skal udfylde et skema inkl. børn.
• Kvik guide til udfyldelse af OD1
• Kopi af ansættelseskontrakt ELLER arbejdsgivererklæring (Appendiks A i OD1-skemaet) skal vedlægges ansøgningen. kontrakt eller arbejdsgivererklæring må ikke være mere end 30 dage gammel (dateret og underskrevet).
• Hvis det er en gæsteforsker, der ikke er ansat, skal der i stedet for kontrakt vedlægges dokumentation for tilstrækkelige midler. 
• Pas eller nationalt ID + to kopier 
• Et pasfoto

Læs detaljeret information om, hvad man skal medbringe, når man skal registreres som EU-borger 

Getting Started in Denmark orientation and registration event

AU afholder Getting Started in Denmark orientation and registration event to gange om måneden. Arrangementet er målrettet udenlandske forskere, gæsteforskere og ph.d.-studerende samt medfølgende partnere, der skal opholde sig i Danmark over 3 måneder. 

Læs mere om Getting Started in Denmark

International Citizen Service 

I International Citizen Service er de statslige og kommunale myndigheder, der typisk har kontakt med udenlandske arbejdstagere, samlet under ét tag. Her kan den udenlandske arbejdstager og eventuelle medfølgende familiemedlemmer få hjælp til papirarbejdet og finde den relevante information og vejledning. 

Der er oprettet International Citizen Service i Aalborg, Aarhus, Odense og København. International Citizen Service centrene yder hjælp baseret på, hvor man er bosat. Borgere, der bor udenfor Aalborg, Aarhus, Odense og København, kan risikere også at skulle på Borgereservice i deres bopælskommune ud over at besøge International Citizen Service.

Læs mere under International Citizen Service

Hjemmesiden ias.au.dk giver målrettet information 

På hjemmesiden www.ias.au.dk kan udenlandske forskere, ph.d.-studerende og gæsteforskere finde information målrettet deres specifikke situation. Særligt i forhold til ankomst henviser vi til informationen under "Pre arrival" og "On arrival" (på engelsk).

Besøg ias.au.dk

Hjælp til ansøgning om økonomisk friplads til dagtilbud

Der er mellem Pladsanvisningen i Aarhus Kommune og Relocation Service på Aarhus Universitet indgået en aftale om at der kan kompenseres for, at udenlandske forskere skal benytte NemId til ansøgning om økonomisk friplads.

Udenlandske forskere kan i stedet udfylde dette skema og sende det til relocation@au.dk. De kan også stadig benytte sig af den normale procedure og ansøge online med NemId

Læs mere om økonomisk friplads

Medarbejderintroduktion 

AU HR har en hjemmeside med information målrettet introduktion af nye medarbejdere. På siden finder man information om:

• Intromøder
• Velkomstpakker
• Tjekliste og links til oprettelser
• Inspirationsmaterialer

Siden er på både dansk og engelsk målrettet både danske og udenlandske medarbejdere.

Siden henvender sig både til nye medarbejdere og ansatte, der skal introducere en ny medarbejder.

Læs mere om ny medarbejder på AU

• Relocation Service
• Guest Researcher Support (arbejds - og opholdstilladelser/visum)
• Expat Partner Programme
• University International Club

Ønsker du/I besøg af os, så kontakt en af følgende:

• Relocation Service: Vibeke Tyrre Pedersen, relocation@au.dk
• Guest Researcher Support (arbejds - og opholdstilladelser/visum): Inge Aachmann Pedersen, guestresearcher@au.dk
• Expat Partner Programme: Marie Vorre Skydsgaard, marievorre@au.dk  
• IAS generelt: Anne Pletschette Langer, apl@au.dk eller Vibeke Tyrre Pedersen, vtp@au.dk 

Værktøjskasse til rekruttering af internationale medarbejdere

Vi har udarbejdet en online værktøjskasse til brug ved rekruttering af internationale videnskabelige medarbejdere.

Værktøjskassen giver et overblik over de services, AU udbyder specifikt målrettet international rekruttering.

Værktøjskassen er på engelsk og findes på hjemmesiden www.ias.au.dk/toolbox.

Rekvirer mini-poster om værktøjskassen

Vi har også udarbejdet en mini-poster om værktøjskassen, som giver et overblik over de services, som IAS udbyder i forbindelse med rekruttering af internationale medarbejdere. Posteren kan rekvireres ved at sende en mail til ias@au.dk.

Download mini-poster om værktøjskassen

Se Toolbox for Recruitment of international staff

International Academic Staff Services (IAS) udbyder en række trykte publikationer af relevans for udenlandske ph.d.-studerende og forskere på AU. Publikationerne kan bestilles gennem IAS.

Bestil materialer (side på engelsk)

Vi har lavet en oversigt over yderligere relevante publikationer for expats på vores "Publications" side. Her finder du links til onlineversioner af publikationerne. På siden finder du også link til at bestille HR-velkomstpakken - den officielle velkomstpakke til udenlandske ansatte på AU.

Se alle publikationer   

Bestil HR-velkomstpakken

In Service - nyhedsbrevet for administratorer

• In Service - Vigtige nyheder fra IAS om netværksmøder, regler og procedurer indenfor udlændingeområdet og anden relevant information knyttet til området for international forskermobilitet.

Anbefalede nyhedsbreve for internationale

Der findes en række nyhedsbreve målrettet internationale, som vi anbefaler udenlandske forskere at skrive sig op til. Nyhedsbrevene er på engelsk.

• UIC Newsletter - Ugentlig information om, hvad der foregår i og omkring Aarhus 
• Newsletter from International Community